Rechnung: Wann sollte man sie schreiben?

Wann sollte man die Rechnung für die erbrachte Dienstleistung schreiben?

Zum Thema Rechnung stehen im Wissenswinkel einige Beiträge zur Verfügung:

Damit haben Sie als Berufseinsteiger bzw. Einsteiger in die Selbstständigkeit schon eine ganz gute Infobasis.

Häufig wird jedoch die Frage gestellt: Wann sollte ich die Rechnung schreiben?

Unsere Antwort: Schreiben Sie die Rechnung für die von Ihnen erbrachte Dienstleistung so früh wie möglich, idealerweise gleich nach Abschluss des Auftrags, denn später erinnern Sie sich möglicherweise nicht mehr an alle Details, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, wenn Sie sie nicht aufgeschrieben haben.

Vorsicht! Die Aussage „so früh wie möglich“ bezieht sich auf das Abfassen der Rechnung, nicht auf das Absenden der Rechnung.

Zweite Frage: Wann muss man spätestens eine Rechnung schreiben?

Bei dieser Frage kommt zum einen Artikel 14 (Ausstellung von Rechnungen) des Umsatzsteuergesetzes zum Tragen. Artikel 14 Abs. 2 Nr. 2 S. 2 UStG besagt, dass Leistungen an Unternehmer und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten abzurechnen sind. Zum anderen sind die Verjährungsfristen aus dem Schuldrecht im BGB zu berücksichtigen. Laut § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (gemeint ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung, also das Datum der Lieferung der Übersetzung). Spätestens vor Ablauf dieser dreijährigen Frist muss demnach die Rechnung gestellt worden sein.

Wichtiger Punkt: Innerhalb dieser dreijährigen Frist müssen Sie die Forderung auch durchgesetzt haben. Das bedeutet: Wenn Sie Ihre Rechnung beispielsweise vier Wochen vor Ablauf der Verjährung an den Kunden schicken und dieser nicht zahlt, haben Sie das Geld verloren, denn nach Ablauf der Verjährung haben Sie keine Möglichkeit mehr, den ausstehenden Betrag einzutreiben.

Mit der Frage „Wann sollte man die Rechnung an den Kunden schicken?“ befassen wir uns im nächsten Beitrag, da dies von den unterschiedlichen Rahmenbedingungen der Leistungserbringung und Vereinbarung mit dem Kunden abhängig ist.

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