Rechnung: Wann sollte man sie dem Kunden schicken?

Ist die Rechnung geschrieben, stellt sich die Frage: Wann sollte Sie dem Kunden geschickt werden?

Im letzten Beitrag wurde die Frage: Wann sollte man die Rechnung schreiben, vor allem damit einem die Verjährungsfrist keinen Strich durch die … Rechnung macht.

Im aktuellen Artikel geht es speziell darum, wann ein selbstständiger Übersetzer(*) oder Dolmetscher(*) seine Rechnung am besten auf den Weg bringen sollte. Gleich mit der Lieferung der Übersetzung bzw. am Tag nach dem Dolmetscheinsatz oder soll eine „Anstandsfrist“ gewahrt werden?

Wir gehen selbstverständlich davon aus, dass der Werkvertrag, auf dem das Dienstleistungsverhältnis zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber beruht (das gilt auch dann, wenn kein Vertrag in schriftlicher Form vorliegt) erfüllt ist. Das heißt in unserem Fall: Die Übersetzung von der Ausgangssprache A in die Zielsprache B wurde fertiggestellt, der Dolmetscheinsatz am Ort XY wurde geleistet, und es gab keinerlei Reklamationen (**).

Antwort auf die heutige Fragestellung: Das hängt von einigen Randbedingungen der Leistungserbringung und Vereinbarung mit dem Kunden ab.

  1. Private Kunden (z. B. bei Übersetzungen von Urkunden, die beglaubigt werden)

In diesem Fall überreichen Sie die Rechnung mit der Lieferung, wenn der Kunde sie abholt. In aller Regel wird die Rechnung auch sofort beglichen. Dies ist in jedem Fall auch sicherer, es sei denn, Sie kennen den Kunden und können sich darauf verlassen, dass er den Rechnungsbetrag umgehend überweist.

  1. Übersetzungsagenturen

In der Regel geben Übersetzungsagenturen ihre Zahlungsbedingungen vor. Neben dem Zahlungsziel (nicht selten 60 Tage) schreiben sie ihren Zulieferern auch vor, wann die Rechnung vorliegen muss, um beispielsweise im vierzehntäglichen oder gar monatlichen Abwicklungslauf berücksichtigt zu werden. Insofern gilt es hier, diese Vorgaben einzuhalten.

  1. Direktkunden (Firmen)

Haben Sie den Zeitpunkt der Fakturierung mit Ihrem Kunden vereinbart, ist dieser natürlich einzuhalten. Manche Kunden wollen die Rechnung sofort mit der Lieferung bekommen, andere nicht. Manche wollen sie in einer separaten Mail mit Betreff „Rechnung“, damit sie diese nach Prüfung gleich an die Buchhaltung weiterleiten können, ohne dass der Sachbearbeiter dort über die inhaltlichen Details des Übersetzungsauftrag informiert wird.

Ist nichts vereinbart, fragen Sie sich, wann der „richtige Zeitpunkt“ ist, ob es zum Beispiel sinnvoll ist, die Rechnung am selben Tag der Lieferung zu schicken. Bedenken Sie, dass die Arbeit nicht abgenommen ist. Insbesondere wenn es um kleinere Beträge geht, macht es eventuell keinen guten Eindruck.

Mein Tipp: Regeln Sie das gleich bei der Auftragserteilung. Möglicherweise ist Ihnen der Ansprechpartner beim Kunden dankbar dafür, dass Sie nach den administrativen Abläufen in seinem Unternehmen fragen. Um zu vermeiden, dass man Ihnen mit der Floskel „so spät wie möglich“ antwortet, fragen Sie: „Soll Ihnen die Rechnung mit der Lieferung oder innerhalb der üblichen 8 Tage zugestellt werden?“.

Anmerkung: Die Meinungen zu diesem Thema gehen stark auseinander, und es gab in einschlägigen Foren und in den social media zum Teil hitzige Debatten hierzu. Am Ende entscheiden Sie, wie Sie vorgehen wollen. Sie sind der Herr oder die Dame des Verfahrens!

 

(*) Im Hinblick auf eine bessere Lesbarkeit wird das generische Maskulinum verwendet.

(**) Zur Leistungsabnahme, ob implizit oder explizit, wird es demnächst einen separaten Artikel hier auf Wissenswinkel geben.

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